R2C_risk to chance im Einsatz für den Landkreis Osnabrück

Ganzheitliches Risikomanagement für eine kommunale Welt

Die Entscheidung des Landkreises Osnabrück, ein systematisches, ganzheitliches und strukturiertes Chancen- und Risikomanagement aufzubauen, darf als ungewöhnlich bezeichnet werden: Ein solcher Schritt ist in der „kommunalen Welt“ alles andere als verbreitet. Die professionelle Software ersetzte die selbstgebaute Excel-Lösung und wird für alle Chancen und Risiken mit finanzieller Relevanz genutzt. Angestrebt wurde eine Softwareunterstützung für die nachhaltige Implementierung des Chancen- und Risikomanagements in das Controlling.

  • Landkreis Osnabrück: (Fläche: ca. 2.120 qkm / ca. 353.000 Einwohner)
  • Kreisangehörige Gemeinden: 21 Städte, Gemeinden und Samtgemeinden Aufgaben des Landkreises: Sozialhilfe, Jugendhilfe, Schulträger,
  • Unterhalt des Kreisstraßennetzes (640 km), Integration von Flüchtlingen,
  • Ordnungsamt und Katastrophenschutz, Umwelt- und Naturschutz, Bauaufsicht,
  • Schutz der Gesundheit von Mensch und Tier Bilanzsumme: ca. 540 Mio. € Gewinn- und Verlustrechnung: ca. 560 Mio. €

Der Entscheidungsprozess

Im Vergabeverfahren wurden bei einer umfassenden Marktschau spezifische Anforderungen gestellt. 

  • Intuitive und sehr übersichtliche Eingabemaske für die Risikoinventur und Risikobewertung 
  • Schnelle, flexible und zuverlässige Auswertungsmöglichkeiten
  • Klare Berechtigungssteuerung
  • Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis

Mit dem Risikomanegementsystem überzeugte die Schleupen AG durch die Qualität der Leistungen und einem attraktiven Preis. Die Entscheidung pro R2C traf das zentrale Controlling, zuvor informierte es eine hausweite Projektgruppe über die geplante Softwareanschaffung.

Die Besondere Herausforderung

Bei Kommunen wie dem Landkreis Osnabrück sind viele Risiken durch pflichtgemäß wahrzunehmende Aufgaben vorgegeben und können nicht vermieden werden: Steuerungsmaßnahmen sind deshalb häufig „Vermindern“ oder „Akzeptieren“. Dabei müssen durch das breite Aufgabenspektrum rund 120 Chancen und Risiken identifizirt und bewertet werden. Die durch diese Transparenz gewonnenen Erkenntnisse ermöglichen dann aus der Gesamtperspektive, frühzeitiger auf sich verändernde Rahmenbedingungen reagieren zu können. Das Ziel einer Kommune ist zudem nicht die Gewinnmaximierung, sondern aus finanzieller Sicht eine Kostendeckung.

Ein standardmäßiger Risikoatlas, wie z. B. beim R2C_risk to chance, dem Risikomanagement-Tool der Firma Schleupen, erfüllt die speziellen Bedingungen nicht und muss auf die Besonderheiten einer Kommune zugeschnitten werden. Dies muss unter spezieller Berücksichtigung, die Erhebungsprozesse zu erleichtern und Auswertungswertungsmöglichkeiten zu optimieren, erfolgen. Sprich: Einfach bessere Ergebnisse zu erzielen.

Die Umsetzung

Der Landkreis Osnabrück konnte R2C_risk to chance vier Wochen testen. Dabei wurde klar, dass sich die auf private Unternehmen ausgerichtete Software an die kommunalen Anforderungen anpassen lässt. Nach der Entscheidung für R2C erhielten alle Mitglieder der hausweiten Projektgruppe eine zweistündige Schulung durch den zentralen Risikocontroller des Landkreises Osnabrück . Die geschulten User nutzen die Web-Oberfläche, der Schwerpunkt ihrer Tätigkeiten liegt auf der Eingabe und Überarbeitung von Chancen und Risiken (inklusive Bewertung) sowie auf den Auswertemöglichkeiten. Die Risikoinventur wird von 16 Mitarbeitern des Landkreises Osnabrück vorgenommen, indirekt sind pro Organisationseinheit noch weitere Mitarbeiter an den Prozessen beteiligt.

Mit Unterstützung der Software wird dreimal im Jahr eine Risikoinventur vorgenommen. Reportings sind für die Aufstellung des Haushaltsplans sowie bei Steuerungsberichten am 30. Juni und 30. September terminiert. Die Weiterentwicklung des Chancen- und Risikomanagements, die Pflege des Risikomanagementhandbuchs sowie die Optimierung und Weiterentwicklung der Methoden und Instrumente übernimmt das zentrale Controlling gemeinsam mit den dezentralen Controllern.

DIE STEUERUNG ERFOLGT ÜBER ZWEI EBENEN

  • Einzelne Chancen und Risiken durch die dezentralen Organisationseinheiten
  • Das Gesamtergebnis fließt in die Steuerungsentscheidungen auf der Gesamtebene (Verwaltungsvorstand, Politik) ein

Die Überwachung läuft vorrangig auf der Ebene der dezentralen Controller durch eine Überprüfung der erfassten Chancen und Risiken auf ihre Relevanz und Bewertung sowie auf die Wirksamkeit der eingeleiteten Steuerungsmaßnahmen.

Der Prozessablauf

Der Risikomanagementprozess läuft in vier Schritten ab: Erhebung, Bewertung und Auswertung, Steuerung und Überwachung. Dezentrale Controller in den Organisationseinheiten erheben und bewerten unter Beteiligung von Leitungskräften und weiteren Mitarbeitern die Chancen und Risiken.

DIE BEWERTUNG ERFOLGT

  • Mit Blick auf die Auswirkung anhand einer quantitativen Bemessung in € und einer sich damit ergebenden Einteilung in 5 Klassen
  • Hinsichtlich der Eintrittswahrscheinlichkeit anhand einer Einteilung in 5 verschiedenen Klassen
Die Erfolge

Die an R2C gestellten Anforderungen wurden vollumfänglich erfüllt, die involvierten Mitarbeiter des Landkreises Osnabrück können gut mit der Software umgehen. Sie unterstützt die Verwirklichung von Mehrwerten, die mit dem Chancen- und Risikomanagement angestrebt wurden und auch in Zukunft angestrebt werden.

Mit der Einführung des ganzheitlichen Chancen- und Risikomanagements und der Software R2C_risk to chance haben sich die Transparenz und die Vergleichbarkeit erhöht. Risiken werden intern offener diskutiert, über steuerungseffekte wird möglichen Auswirkungen effizient begegnet. Zudem werden Chancen bewusster angenommen. Insgesamt kann die Finanzlage des Landkreises Osnabrück nun deutlich besser eingeschätzt werden: Er ist damit widerstandsfähiger gegenüber künftigen Entwicklungen.

Wir unterstützen Sie gerne

Wir beraten Sie gerne rund um das Thema Risikomanagement!

In einem persönlichen Gespräch besprechen wir, welche Software für Ihr Risikomanagementprozess perfekt zu Ihnen passt. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, unsere Softwarelösung in einem kostenlosen Webinar anzusehen – sprechen Sie uns an!

 

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