R2C_risk to chance utilisé dans le district d'Osnabrück

Système de gestion intégral des risques à l'échelle communale

La décision du district d'Osnabrück de développer une gestion systématique, intégrale et structurée des opportunités et des risques peut être qualifiée d'inhabituelle, car une telle démarche est tout sauf répandue dans le « monde communal ». Le logiciel professionnel a remplacé la solution Excel auto-construite et est utilisé pour toutes les opportunités et tous les risques présentant un intérêt financier. L'objectif était de fournir un support logiciel pour une implémentation durable de la gestion des opportunités et des risques dans le système de contrôle

  • District d'Osnabrück : (superficie : env. 2 120 km² / env. 353 000 habitants)
  • Communes faisant partie du district : 21 villes, municipalités et communautés de communes Tâches du district : aide sociale, assistance à la jeunesse, organe responsable des écoles,
  • entretien du réseau routier du district (640 km), intégration des réfugiés,
  • ordre public et protection civile, conservation de l'environnement et de la nature, surveillance des travaux,
  • protection de la santé des êtres humains et des animaux Total des actifs : env. 540 millions d'euros Bénéfices et pertes : env. 560 millions d'euros

Le processus de décision

Dans le processus d'appel d'offres, des exigences spécifiques ont été formulées dans une étude de marché exhaustive.

  • Masque de saisie intuitif et très clair pour l'inventaire des risques et l'évaluation des risques
  • Options d'évaluation rapides, flexibles et fiables
  • Contrôle d'autorisation clair
  • Bon rapport qualité prix

Avec le système de gestion des risques, Schleupen AG a impressionné par la qualité de ses services et un prix attractif. La décision pour chaque R2C a rencontré le contrôle central, avant qu'il informe un groupe de projet à l'échelle de la maison sur l'acquisition de logiciels prévue.

Le défi particulier

Dans les communes telles que le district d'Osnabrück, de nombreux risques sont prescrits par les tâches qui doivent être exécutées consciencieusement et ne peuvent donc pas être évités. Les mesures de gestion se limitent donc souvent à « diminuer » ou à « accepter ». Pour ce faire, environ 120 opportunités et risques doivent être identifiés et évalués à travers le large éventail des tâches. Du point de vue global, les connaissances acquises grâce à cette transparence, permettent alors de réagir rapidement aux conditions changeantes. L'objectif d'une commune n'est pas non plus la maximisation des profits, mais une couverture des coûts.

Un atlas des risques standard, comme p. ex. le R2C_risk to chance, l'outil de gestion des risques de Schleupen, ne remplit pas ces conditions spécifiques et doit être adapté aux particularités d'une commune. Cela doit se faire en prenant notamment en considération la facilitation des processus d'enquête et l'optimisation des options d'évaluation. C'est-à-dire : obtenir tout simplement de meilleurs résultats.

L'application

Le district d'Osnabrück a pu tester le R2C_risk to chance pendant quatre semaines. Ceci a montré clairement que le logiciel adapté aux entreprises privées pouvait être adapté aux besoins de la commune. Après avoir opté pour le R2C, tous les membres du groupe de projet ont reçu une formation de deux heures par le contrôleur central des risques du district d'Osnabrück. Les utilisateurs formés utilisent l'interface Web et l'essentiel de leurs activités réside dans l'enregistrement et la révision des opportunités et des risques (y compris l'évaluation) et les options d'évaluation. L'inventaire des risques est réalisé par 16 employés du district, et indirectement, plus d'employés sont impliqués dans les processus par unité organisationnelle.

Avec le support du logiciel, un inventaire des risques est réalisé trois fois par an. Les rapports sont prévus pour l'établissement du budget et pour les rapports de contrôle les 30 juin et 30 septembre. L'évolution de la gestion des opportunités et des risques, la maintenance du manuel de gestion des risques ainsi que l'optimisation et le développement des méthodes et des instruments sont assurés par l'organisme de contrôle central avec des contrôleurs décentralisés.

LE CONTRÔLE A LIEU À DEUX NIVEAUX

  • Les opportunités et risques individuels au moyen d'unités organisationnelles décentralisées
  • Le résultat global s'inscrit dans le cadre de décisions de gestion au niveau global (conseil d'administration, politique)

Le suivi est principalement effectué au niveau des contrôleurs décentralisés en examinant les opportunités et risques identifiés quant à leur pertinence, leur évaluation et l'efficacité des mesures de contrôle appliquées.

Le déroulement du processus

Le processus de gestion des risques se déroule en quatre étapes : enquête, évaluation et interprétation, contrôle et suivi. Les contrôleurs décentralisés dans les unités organisationnelles évaluent et interprètent les opportunités et les risques avec la participation de membres de la direction et d'autres employés.

L'ÉVALUATION EST FAITE

  • En tenant compte de l'impact sur la base d'un calcul quantitatif en € et d'une classification résultante en 5 catégories
  • En tenant compte de la probabilité de survenance sur la base d'une classification en 5 catégories différentes
Les succès

Les exigences imposées au R2C ont été pleinement satisfaites et les employés impliqués dans le district d'Osnabrück arrivent à bien gérer le logiciel. Il soutient la concrétisation de plus-values recherchées jusqu'ici et recherchées à l'avenir avec la gestion des opportunités et des risques.

Avec l'introduction de la gestion des opportunités et des risques et du logiciel R2C_risk to chance, la transparence et la comparabilité ont augmenté. Les risques sont discutés plus ouvertement en interne et les effets possibles au niveau du contrôle peuvent être contrés efficacement. De plus, les opportunités sont acceptées en toute connaissance de cause. Globalement, la situation financière du district d'Osnabrück peut à présent être bien mieux cernée et il est par delà-même bien mieux paré pour l'avenir.

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