Internes Kontrollsystem in R2C_GRC

Steuern, sichern und optimieren Sie Ihr Unternehmensvermögen

Ein Internes Kontrollsystem ermöglicht Ihrem Unternehmen die gezielte, lückenlose Abbildung, Überwachung und Steuerung der wichtigen Geschäftsprozesse. Durch die interne Unternehmenskontrolle reduzieren bzw. verhindern Sie systematisch Risiken oder gar Schäden und sichern nachhaltig zukunftsrelevante Wettbewerbsfaktoren – wie die Wirtschaftlichkeit Ihrer Arbeitsabläufe, die Integrität Ihrer betrieblichen Faktoren und damit sowohl das Vermögen als auch die Reputation Ihres Unternehmens.

Vor diesem Hintergrund ist die Dokumentation und Prüfung des IKS für unverzichtbar – und wird zum Teil vom Gesetzgeber gefordert: Unterschiedliche Bestimmungen in Deutschland (BilMoG), der Schweiz (OR) und Österreich (URÄG) verpflichten insbesondere kapitalmarktorientierte Unternehmen, die Existenz und die Wirksamkeit des Internen Kontrollsystems nachzuweisen.

Die Softwarelösung R2C_GRC der Schleupen AG unterstützt Ihr Unternehmen bei der Dokumentation Ihres Internen Kontrollsystems – branchenübergreifend, maßgeschneidert auf Ihre Anforderungen und immer zielgerichtet: Mit der optionalen IKS-Funktion stellen Sie im Handumdrehen fest, ob und welche Kontrollen zur Einhaltung von Richtlinien erfolgen und ob die durchgeführten Kontrollen ausreichen, um Ihr Unternehmen wirksam vor potenziellen Risiken und Schäden zu schützen.

 

Leistungen der Software-Lösung IKS in R2C_GRC

Unsere Software-Lösung R2C_GRC verfügt über eine optionale Lösung für die integrierte Abbildung des Internen Kontrollsystems.

Die IKS-Lösung ermöglicht die Erfassung, das Management und die Auswertungen der internen Unternehmenskontrollen im Rahmen Ihres Risikomanagements. Über den Kontrollbestätigungsprozess kann der jeweilige verantwortliche Mitarbeiter – entweder direkt in der Anwendung oder optional über Microsoft Outlook – die Durchführung der Kontrollen bestätigen. Nach der Auswahl eines Kontrollergebnisses lässt sich die Wirksamkeit des IKS ganz einfach über die Bewertung darstellen.

Mit dieser Lösung bieten wir Ihnen die Option auf effektiven Schutz vor potenziellen Schäden. Sie können die Einhaltung Ihrer unternehmensweiten Vorschriften und gesetzlichen Richtlinien jederzeit nachträglich in internen Revisionen kontrollieren oder als Regelungen etablieren, die zur Prävention von Verstößen in einzelnen Prozessen beitragen. Profitieren Sie in jedem Fall vom Mehrwert für Ihr Unternehmen:

  • Erfassung der internen Kontrollen und Verknüpfung mit Risiken und Prozessen
  • Übersichtliches Bestätigungs-Cockpit zur Durchführungsbestätigung von Kontrollen inkl. Kommentarfunktion
  • Auswertung für die Analyse der Kontrollbestätigungen (Bestätigungsstatus, Kontrollergebnis) nach unterschiedlichen Dimensionen (Organisationsstruktur, Prozesse)
  • Berücksichtigung des IKS in Standardberichten sowie die Möglichkeit zur Erstellung zusätzlicher individueller Berichte

Der Prozess des Internen Kontrollsystems: Valide Werte mit der Softwarelösung R2C_GRC

Von der Dokumentation über die Bestätigung vorhandener Kontrollen bis zur Analyse und Optimierung der unternehmensinternen Kontrolle: Das optionale IKS Modul in R2C_GRC schafft Transparenz auf ganzer Linie – und valide Werte, mit denen Sie Ihre Unternehmensziele klar definieren sowie sicherer und schneller erreichen können.

Mit der regelmäßigen Überprüfung und Überwachung Ihres IKS auf seine geeignete Form, Vollständigkeit und Effektivität reduzieren Sie wirtschaftliche, organisatorische und prozessuale Risiken für Ihr Unternehmen und ergänzen Ihr Governance, Risk & Compliance Regelwerk um einen Bestandteil, der Sie weiterbringt.

Dokumentation
  • Identifizierung der wesentlichen Prozessrisiken auf Basis der globalen oder gesellschaftsspezifischen Unternehmensprozesse
  • Dokumentation der risikoreduzierenden Kontrollen
  • Optionale Verteilung der ganzen oder auszugsweisen IKS-Struktur zur Abbildung einheitlicher Prozesse, Risiken, Maßnahmen und Kontrollen mittels Scoping
  • Einfache bis komplexe Bewertung der Risiken
  • Informationsbezogene Ablage von externen Prozessbeschreibungen sowie sonstigen Dokumenten in der Software
  • Flexibel anpassbare Erfassungsmasken
Bestätigung
  • Regelmäßige Bestätigung der Kontrolldurchführung durch den verantwortlichen Mitarbeiter über das Bestätigungs-Cockpit
  • Frei konfigurierbare Bestätigungsfrequenzen
  • Monitoring der fristgerechten Durchführung von Bestätigungen
  • Ermittlung der Ursachen von nicht durchgeführten Bestätigungen
  • Visualisierung der Wirksamkeit der Kontrollen über frei definierbare Kontrollergebnisse
  • Hinterlegung von Nachweisdokumenten
  • Optional personell getrennte Bestätigung der Kontrolldurchführung und Kontrollbewertung
  • E-Mail-Workflows zur Sicherstellung der Bestätigung und Bewertung der Kontrolldurchführungen
Analyse/Optimierung
  • Mein-Portfolio-Seite zum direkten Einstieg in die selbst verantworteten Elemente
  • Übersichtliche Auswertungsseiten für die Ergebnisanalyse
  • Bei Schwachstellen: Definition von Maßnahmen zur Behebung/Regelung von Verantwortlichkeiten und Festlegung von Terminen
  • Automatische Überwachung von Terminen
  • Frei konfigurierbare E-Mails zur Erinnerung der verantwortlichen Mitarbeiter an die fristgerechte Bearbeitung
  • Integriertes Maßnahmenmanagement zur effizienten Maßnahmenverfolgung
  • Durchgängige, revisionssichere Journalisierung aller Änderungen
  • Revisionssichere Historisierung zur Erstellung historischer Berichte
Kundenstimme BGV & R2C_GRC, Internes Kontrollsystem

Der Versicherungskonzern BGV vertraut seit Oktober 2020 eine vielfach bewährte Softwarelösung der Schleupen AG.

Die bisherige Darstellung & Visualisierung unseres IKS war Excel basiert. Mit dem zunehmenden Umfang an erforderlichen Erfassdaten stieß diese Lösung an die Grenzen ihrer Kapazität als Dokumentationsanwendung – und letztendlich auch ihrer Anwenderfreundlichkeit als Steuerungstool im Bereich GRC. Die Schleupen IKS-Lösung deckt die Zielstruktur, die wir für unsere IKS-Dokumentation verfolgen, von Anfang an ab. 

Alexander Groh, Compliance-Beauftragter des BGV. 

weiterlesen

Schreiben Sie uns

Die mit * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder.