Meldesystem R2C_CIRS & COMPLAINTS

Meldesystem R2C_CIRS & COMPLAINTS

Kritische Ereignisse und Beschwerden erfassen und analysieren

Die Erfassung und Analyse von kritischen Ereignissen (Beinahe-Schäden) und Beschwerden gehört heute zu den zentralen Anforderungen an ein ganzheitliches Risikomanagement, insbesondere im Gesundheitswesen. Das Feedback von Patienten, Kunden und Mitarbeitern gibt zahlreiche Hinweise auf vorhandene Risiken und bieten erhebliches Potential zur Verbesserung der internen Prozesse.

Leistungen der Softwarelösung R2C_CIRS & COMPLAINTS

Unsere Softwarelösung R2C_CIRS & COMPLAINTS bildet zwei Module in einer integrierten Lösung ab. Das Critical Incident Reporting System-Modul (CIRS) ist ein strukturiertes Fehlerberichts- und Lernsystem, das auf der anonymen Meldung kritischer Ereignisse und Beinahe-Schäden beruht. Die Anonymität der handelnden Personen und der Meldenden bleibt im CIRS-Prozess jederzeit gewahrt. Das Complaints-Modul ist ein strukturiertes Beschwerdemanagementsystem, das auf der Meldung von Beschwerden beruht. 

CIRS-Prozess

Anonyme Meldung von kritischen Ereignissen, ergriffenen Sofortmaßnahmen und Verbesserungsvorschlägen über ein frei konfigurierbares Web-Formular.

CIRS-Meldungen werden von autorisierten Benutzern anonymisiert bevor sie für andere Benutzer sichtbar sind. So wird sichergestellt, dass die Meldungen keine personenbezogenen Angaben enthalten.

Die CIRS-Meldung kann nach verschiedenen Gesichtspunkten bewertet werden, zum Beispiel gemäß der FMEA-Methode (Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse) oder nach dem zu erwartenden Imageschaden. Für die Analyse der Meldungen stellt die Software übersichtliche Auswertungen zur Verfügung. 

Eine Weiterverfolgung der Meldungen wird durch das integrierte Maßnahmenmanagement ermöglicht. Termine werden automatisch überwacht und die Verantwortlichen durch konfigurierbare E-Mail-Nachrichten daran erinnert.

Der Meldende erhält im Anschluss an seine anonyme Meldung einen automatisch generierten Key für den Zugang zu dieser Meldung im System. So können gemäß der GBA-Richtlinie die Ergebnisse und Erkenntnisse zu dieser Meldung, insbesondere die konkreten Maßnahmen, vom Meldenden anonym nachverfolgt werden.

Complaints-Prozess

Meldung von Sachverhalten, die Lob oder Kritik beinhalten, über ein frei konfigurierbares Web-Formular. Neben der Beschreibung des Sachverhalts können Angaben zu beteiligten Personen, mögliche Ursachen und Verbesserungsvorschläge erfasst werden. 

Die Complaints-Meldung kann nach verschiedenen Gesichtspunkten bewertet werden, zum Beispiel gemäß der FMEA-Methode (Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse) oder nach dem zu erwartenden Imageschaden. Für die Analyse der Meldungen stellt die Software übersichtliche Auswertungen zur Verfügung. 

Eine Weiterverfolgung der Meldungen wird durch das integrierte Maßnahmenmanagement ermöglicht. Termine werden automatisch überwacht und die Verantwortlichen durch konfigurierbare E-Mail-Nachrichten daran erinnert.

Das Beschwerde-Controlling ermöglicht die Dokumentation aller Prozessschritte, die im Rahmen der Beschwerdebearbeitung unternommen wurden. Für die Prozessschritte können Dokumentvorlagen hinterlegt werden, um Schreiben mit vordefinierten Text und Design zu erstellen.

Das bietet Ihnen die Softwarelösung R2C_CIRS & COMPLAINTS

R2C_CIRS & COMPLAINTS lässt sich individuell auf Ihre Anforderungen anpassen. Durch die Integration von zwei Modulen in einer Lösung werden Redundanzen vermieden und vergleichbare Ergebnisse durch einheitliche Bewertungsmethoden geliefert.

  • einfache Integration in die bestehende IT-Landschaft
  • einfacher Rollout im gesamten Unternehmen durch eine webbasierte Lösung
  • Anpassung der Software an unternehmensspezifische Anforderungen durch flexible Konfigurationsmöglichkeiten
  • einfache Bedienbarkeit durch intuitive Benutzerführung
  • beinhaltet die Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse (FMEA)
  • Zugriffsschutz über ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept nach dem Need-to-Know-Prinzip
  • hohe Akzeptanz durch einen sicheren Anonymisierungsprozess (CIRS)
  • effizienter Ablauf durch terminierte E-Mail-Benachrichtigung der Prozessbeteiligten
  • Software made in Germany
  • schnelle Meldungserfassung durch ein übersichtliches Meldeformular
  • frühzeitige Identifikation von Risiken
  • sensibilisiert das Risikobewusstsein der Mitarbeiter und fördert eine positive Fehlerkultur
  • unterstützt die Prozessoptimierung und erhöht langfristig die Patientensicherheit
  • erhöhte Meldebereitschaft durch mehrsprachige Benutzeroberfläche
  • wirksame Maßnahmensteuerung durch das integrierte Maßnahmenmanagement
  • vielfältige Analyse- und Auswertungsmöglichkeiten inkl. umfassender Berichte in unterschiedlichen Formaten, z.B. Excel, Word

Die wichtigsten Features im Überblick

Unsere Softwarelösung deckt die zentralen Eckpunkte eines Beschwerde- und Meldesystems ab:

  • Akzeptanz steigern durch einfache Meldungserfassung
    Durch ein einfaches und frei zugängliches Meldeformular wird die Meldebereitschaft der Mitarbeiter gesteigert. Alle Formularfelder sind frei konfigurierbar und können einfach an individuelle Meldeprozesse angepasst werden.
  • Anonymität sichern – Vertrauen schaffen (CIRS)
    Alle Meldungen werden auf ihre Anonymität überprüft und freigegeben - erst dann können die Meldungen eingesehen und bearbeitet werden. So wird das Vertrauen und die Meldebereitschaft der Mitarbeiter und Patienten erhöht.
  • Schwachstellen erkennen & Verbesserungspotential nutzen
    R2C_CIRS & Complaints unterstützt mit umfangreichen Auswertungen und Reports bei der Analyse von Beinahe-Schäden, Lob und Beschwerden. So können kritische Situationen besser verstanden und Schwachstellen schneller erkannt werden.
  • Maßnahmen effizient steuern und umsetzen
    Durch das integrierte Maßnahmenmanagement ist eine effiziente Weiterverfolgung sichergestellt. Maßnahmen, die für alle Unternehmensbereiche relevant sind, können als „öffentlich“ gekennzeichnet und damit allen Benutzern zugänglich gemacht werden.
  • Ereignisse/Beschwerden im Blick behalten und nachverfolgen
    Beinahe-Schäden und Beschwerden, die für das ganze Unternehmen relevant sind, können auf einer Online-Plattform standortübergreifend veröffentlicht und nachverfolgt werden. Der Meldende erhält Feedback zum Status seiner Meldung und den dazu eingeleiteten Maßnahmen.

Wir unterstützen Sie gerne

Wir beraten Sie gerne rund um das Thema Beschwerde- und Meldemanagement!

In einem persönlichen Gespräch besprechen wir, welche Softwarelösung perfekt zu Ihnen passt. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, unsere Software-Lösung in einem kostenlosen Webinar anzusehen – sprechen Sie uns an!

 

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