Datenschutzhinweise für Videokonferenzen und Web Seminare

Liebe Teilnehmerin/lieber Teilnehmer,

in Erfüllung unserer Verpflichtungen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) informieren wir Sie nachfolgend über die von uns durchgeführten Verarbeitungen Ihrer personenbezogenen Daten bei Durchführung von Videokonferenzen oder Web Seminare mittels von uns genutzten Videokonferenztools bzw. virtuelle Konferenzplattform.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?

Verantwortlich ist

Schleupen SE
Otto-Hahn-Straße 20
76275 Ettlingen, Deutschland

Telefon: +49 (0) 7243 321-0
E-Mail: grc@schleupen.de
Webseite: grc.schleupen.de

Unser Datenschutzbeauftragter ist

CL Compliance und Datenschutz GmbH & Co. KG
Douglasstrasse 11-15
76133 Karlsruhe

Telefon: +49 (0) 721 – 91250-88
Fax: +49 (0) 721 – 91250-22
E-Mail: kontakt@compliance-datenschutz.de

2. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Art der Daten und Zweck der Verarbeitung (a), auf welchen Rechtsgrundlagen (b) und für welche Dauer (c))?

a.
Wir nutzen die Tools „GoToWebinar“, „GoToMeeting“ und „MS-Teams“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Web-Seminare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „GoToWebinar“ und „GoToMeeting“ sind ein Service der LogMeIn, Inc., die ihren Sitz in den USA hat. Der Auftragsverarbeiter für die Bereitstellung der Dienstleistungen im Namen des LogMeIn Konzerns ist die

LogMeIn Ireland Limited
The Reflector, 10 Hanover Quay, Dublin 2, D02R573, Ireland VAT: IE9834481A

„MS-Teams“ ist ein Service der Microsoft Corporation, 1 Microsoft Way, Redmond, WA 98052, die ihren Sitz ebenfalls in den USA hat.

Deren Vertreter und Datenschutzbeauftragter für den Europäischen Wirtschaftsraum ist die Microsoft Ireland Operations Limited. Der Datenschutzbeauftragte von Microsoft Ireland Operations Limited kann unter folgender Adresse erreicht werden:

Microsoft Ireland Operations, Ltd.
Attn: Datenschutz
One Microsoft Place
South County Business Park
Leopardstown
Dublin 18, D18 P521, Ireland

Die für die Übertragung verwendeten Server obiger Dienste stehen jedoch jeweils in Europa.

Soweit Sie die Internetseite von „GoToWebinar“, “GoToMeeting“ oder „MS-Teams“ aufrufen, ist der jeweilige Anbieter der Konferenztools für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite der Anbieter ist jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung der Konferenztools herunterzuladen.

Sie können die Konferenztools auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in jeweilige Konferenz - App eingeben. Wenn Sie die Konferenz- App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website des jeweiligen Anbieters finden.

Bei der Nutzung von dieser Videokonferenzsysteme werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Unternehmen, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), Abteilung (optional)
Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.
Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten von dem Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Im Falle von Web Seminaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Web Seminaren auch die gestellten Fragen von Web-Seminar-Teilnehmenden verarbeiten.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

b.
Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs.1 lit. b DSGVO. Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben (E-Mailadresse zur Zusendung von Werbe-E-Mails), ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs.1 lit. a DSGVO gegeben.

Wenn Sie Mitarbeiter bei uns sind, ist Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung § 26 Abs. 1 und Abs. 3 BDSG iVm. Art. 88 DSGVO. Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung nach § 26 Abs. 2 BDSG iVm. Art. 88 DSGVO gegeben. Sofern Kollektivvereinbarungen (Betriebsvereinbarungen, Tarifverträge) gelten, können auch diese gem. § 26 Abs.4 BDSG Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung sein.

c.
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Durchführung des Vertrages nicht mehr erforderlich sind. Auch nach Beendigung des Kurses kann eine Erforderlichkeit, personenbezogene Daten von Ihnen zu speichern, bestehen, um vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen betragen 6 Jahre nach Ablauf des Jahres in dem der Vertrag beendet wurde, es sei denn, dass wir aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung (10 Jahre) verpflichtet sind oder Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.

3. Wer bekommt Ihre Daten?

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Auch von uns eingesetzte externe Auftragsverarbeiter (z.B. LogMeIn oder Microsoft), Dienstleister, sonstige Erfüllungsgehilfen oder von uns für Sie beauftragte Dritte können zu diesen Zwecken Daten erhalten, soweit dies hierfür erforderlich ist. Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt oder Einwilligung befreit haben oder an die wir aufgrund einer Interessenabwägung befugt sind, personenbezogene Daten zu übermitteln.

Personenbezogene Daten über unsere Teilnehmer geben wir im Übrigen grundsätzlich nicht weiter, es sei denn, dass gesetzliche Bestimmungen dies gebieten oder Sie eingewilligt haben.

4. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Ihre Daten werden nicht außerhalb der EU bzw. des EWR verarbeitet.

5. Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Sie haben das Recht:

gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes wenden.

6. Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Wir verarbeiten die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Selbstverständlich können Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Zwecke der Werbung und Datenanalyse jederzeit widersprechen. Dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

7. Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligung

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, haben Sie gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, diese jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die allein auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird hierdurch nicht berührt.