Internes Kontrollsystem (IKS)

Integrierte Abbildung des Internen Kontrollsystem in R2C_GRC

Steuern, sichern und optimieren Sie Ihr Unternehmensvermögen

Vor diesem Hintergrund ist die Dokumentation und Prüfung des IKS für Ihr Unternehmen unverzichtbar – und wird zum Teil vom Gesetzgeber gefordert: Unterschiedliche Bestimmungen in Deutschland (BilMoG), der Schweiz (OR) und Österreich (URÄG) verpflichten insbesondere kapitalmarktorientierte Unternehmen, die Existenz und die Wirksamkeit des Internen Kontrollsystems nachzuweisen.

Die GRC Software R2C_GRC von Schleupen GRC unterstützt Ihr Unternehmen bei der Dokumentation Ihres Internen Kontrollsystems – branchenübergreifend, maßgeschneidert auf Ihre Anforderungen und immer zielgerichtet: Mit der optionalen IKS-Funktion stellen Sie im Handumdrehen fest, ob und welche Kontrollen zur Einhaltung von Richtlinien erfolgen und ob die durchgeführten Kontrollen ausreichen, um Ihr Unternehmen wirksam vor potenziellen Risiken und Schäden zu schützen.

Warum benötigt mein Unternehmen ein IKS? Ein IKS reduziert Risiken in Ihrem Unternehmen. Die Umsetzung unternehmensinterner oder gesetzlicher Richtlinien wird überwacht. Zusätzlich werden Verstöße von Mitarbeitern schnell aufgeklärt und Verluste können damit reduziert werden.

Vorteile eines IKS in Ihrem Unternehmen:

Unterstützung Ihrer Risikomanagement Software
effiziente Dokumentation
effektive Durchsetzung neuer Geschäftsprozesse
Schutz der Reputation Ihres Unternehmens
detaillierte Berichterstattung an den Gesetzgebe

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Leistungen des Internen Kontrollsystems IKS in R2C_GRC

Unsere Software-Lösung R2C_GRC verfügt über eine optionale Lösung für die integrierte Abbildung des Internen Kontrollsystems.

Das Interne Kontrollsystem ermöglicht die Erfassung, das Management und die Auswertungen der internen Unternehmenskontrollen im Rahmen Ihres Risikomanagements. Über den Kontrollbestätigungsprozess kann der jeweilige verantwortliche Mitarbeiter – entweder direkt in der Anwendung oder optional über Microsoft Outlook – die Durchführung der Kontrollen bestätigen. Nach der Auswahl eines Kontrollergebnisses lässt sich die Wirksamkeit des IKS ganz einfach über die Bewertung darstellen.

Mit dieser Lösung bieten wir Ihnen die Option auf effektiven Schutz vor potenziellen Schäden. Sie können die Einhaltung Ihrer unternehmensweiten Vorschriften und gesetzlichen Richtlinien jederzeit nachträglich in internen Revisionen kontrollieren oder als Regelungen etablieren, die zur Prävention von Verstößen in einzelnen Prozessen beitragen. Profitieren Sie in jedem Fall vom Mehrwert für Ihr Unternehmen:

Erfassung der internen Kontrollen und Verknüpfung mit Risiken und Prozessen
Übersichtliches Bestätigungs-Cockpit zur Durchführungsbestätigung von Kontrollen inkl. Kommentarfunktion
Auswertung für die Analyse der Kontrollbestätigungen (Bestätigungsstatus, Kontrollergebnis) nach unterschiedlichen Dimensionen (Organisationsstruktur, Prozesse)
Berücksichtigung des IKS in Standardberichten sowie die Möglichkeit zur Erstellung zusätzlicher individueller Berichte

Der Prozess des Internen Kontrollsystems: Valide Werte mit der Softwarelösung R2C_GRC

Von der Dokumentation über die Bestätigung vorhandener Kontrollen bis zur Analyse und Optimierung der unternehmensinternen Kontrolle: Das optionale Interne Kontrollsystem in R2C_GRC schafft Transparenz auf ganzer Linie – und valide Werte, mit denen Sie Ihre Unternehmensziele klar definieren sowie sicherer und schneller erreichen können.

Mit der regelmäßigen Überprüfung und Überwachung Ihres IKS auf seine geeignete Form, Vollständigkeit und Effektivität reduzieren Sie wirtschaftliche, organisatorische und prozessuale Risiken für Ihr Unternehmen und ergänzen Ihr Governance, Risk & Compliance Regelwerk um einen Bestandteil, der Sie weiterbringt.

Dokumentation

Identifizierung der wesentlichen Prozessrisiken auf Basis der globalen oder gesellschaftsspezifischen Unternehmensprozesse
Dokumentation der risikoreduzierenden Kontrollen
Optionale Verteilung der ganzen oder auszugsweisen IKS-Struktur zur Abbildung einheitlicher Prozesse, Risiken, Maßnahmen und Kontrollen mittels Scoping
Einfache bis komplexe Bewertung der Risiken
Informationsbezogene Ablage von externen Prozessbeschreibungen sowie sonstigen Dokumenten in der Software
Flexibel anpassbare Erfassungsmasken

Bestätigung

Regelmäßige Bestätigung der Kontrolldurchführung durch den verantwortlichen Mitarbeiter über das Bestätigungs-Cockpit
Frei konfigurierbare Bestätigungsfrequenzen
Monitoring der fristgerechten Durchführung von Bestätigungen
Ermittlung der Ursachen von nicht durchgeführten Bestätigungen
Visualisierung der Wirksamkeit der Kontrollen über frei definierbare Kontrollergebnisse
Hinterlegung von Nachweisdokumenten
Optional personell getrennte Bestätigung der Kontrolldurchführung und Kontrollbewertung
E-Mail-Workflows zur Sicherstellung der Bestätigung und Bewertung der Kontrolldurchführungen

Analyse/Optimierung

Mein-Portfolio-Seite zum direkten Einstieg in die selbst verantworteten Elemente
Übersichtliche Auswertungsseiten für die Ergebnisanalyse
Bei Schwachstellen: Definition von Maßnahmen zur Behebung/Regelung von Verantwortlichkeiten und Festlegung von Terminen
Automatische Überwachung von Terminen
Frei konfigurierbare E-Mails zur Erinnerung der verantwortlichen Mitarbeiter an die fristgerechte Bearbeitung
Integriertes Maßnahmenmanagement zur effizienten Maßnahmenverfolgung
Durchgängige, revisionssichere Journalisierung aller Änderungen
Revisionssichere Historisierung zur Erstellung historischer Berichte