Die Stadt Wien – Wiener Wohnen Kundenservice GmbH ist ein privatrechtlich organisiertes Unternehmen und eine Hundert-Prozent-Tochter der Stadt Wien. Das 2002 gegründete Dienstleistungsunternehmen unterstützt Stadt Wien – Wiener Wohnen, die größte kommunale Hausverwaltung Europas, auf vielfältige Weise. Dabei stehen höchstes Qualitätsbewusstsein und absolute Serviceorientierung an oberster Stelle. Bei der herausfordernden Arbeit vertraut die Stadt Wien – Wiener Wohnen Kundenservice GmbH beim Risikomanagement auf die Softwarelösung R2C_GRC von Schleupen.
Insgesamt beschäftigt die Stadt Wien – Wiener Wohnen Kundenservice GmbH rund 950 Mitarbeiter*innen in unterschiedlichen Bereichen. Ca. 150 davon sind als Risiko- bzw. Kontrolleigner*innen für die Erfassung, Analyse und Quantifizierung von Risiken zuständig – und das branchenübergreifend: Denn die vielfältigen Leistungen werden sowohl im Bauwesen als auch im Bereich Kommunikation erbracht, wodurch unterschiedliche Herangehensweisen bei der Quantifizierung erforderlich sind.
„Risiken für unsere Prozesse, Produkte, Projekte und Organisationseinheiten erfassen – und zwar so, dass sie für die Risikoeigner*innen intuitiv identifizier- und bearbeitbar sind“, bringt Astrid Donaubauer-Grobner, Risikomanagerin bei der Stadt Wien – Wiener Wohnen Kundenservice GmbH, die Anforderungen des Unternehmens an eine entsprechende Softwarelösung auf den Punkt. „Mit dem bisherigen Werkzeug war die Fehleranfälligkeit bei der Auswertung hoch und auch die Möglichkeit der Informationserfassung pro Risiko gering, weil nicht handhabbar. Gleiches gilt für die Kontrollen, die einerseits in die Prozesse und Produkte hineinreichen, aber auch mit den Risiken verknüpft sein sollen. Ein weiteres Problem war die Aggregation der Risiken auf anwender*innenfreundliche und trotzdem verwertbare Weise“, ergänzt die Expertin.“
Mit den Modulen Risikomanagement, IKS (Internes Kontrollsystem), Simulation und Fragenbogentool erfüllt die integrierte, branchenunabhängig einsetzbare Softwarelösung R2C_GRC von Schleupen die spezifischen Anforderungen der Stadt Wien – Wiener Wohnen Kundenservice GmbH ideal. Insbesondere dank ihrer freien Konfiguration lässt sich R2C_GRC individuell an die geltenden gesetzlichen Richtlinien, bestehenden Prozesse und spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens anpassen: Die Fragebogenfunktion unserer Risikomanagement-Software erlaubt den Verantwortlichen die Gestaltung von individuellen Fragen, die die Logik des Unternehmens widerspiegeln und eine effiziente, ressourcenschonende Risikoaggregation mittels Monte-Carlo-Simulation ermöglichen. Darüber hinaus bieten die intuitive Bedienung und die Möglichkeit, selbst Pflichtfelder nach eigenen Wünschen zu konfigurieren, den Risiko- und Kontrolleigner*innen ein Höchstmaß an Usability und Aufwandsreduktion. Mit ihren umfassenden Features zur regelmäßigen Überprüfung und Überwachung, ermöglicht die IKS-Funktion unserer Software nicht nur die Zuordnung von Kontrollen sowie die Deutung der Auditing-Hoheit auf einen Blick. Dank der Verzahnung des Internen Kontrollsystems mit dem Risikomanagement werden Redundanzen effektiv beseitigt und wichtige Synergieeffekte erzeugt. Mit R2C_GRC erfasst die Stadt Wien – Wiener Wohnen Kundenservice GmbH einheitliche, aussagekräftige Risikowerte, die als sichere Grundlage für evidenzbasierte Unternehmensentscheidungen verwendet werden können.
Nach der Einführung sowie einem kombinierten Schulungskonzepts aus Live- und Online-Coachings, die durch Schulungsvideos flankiert wurden, ist R2C_GRC bei der Stadt Wien – Wiener Wohnen Kundenservice GmbH seit gut zwei Jahren erfolgreich im Einsatz. „Die Mitarbeiter*innen nehmen das Tool gut an und geben auch entsprechend Feedback bei Änderungswünschen. Die Portfolio-Funktion, die gleich beim Einstieg einen kompakten Themenüberblick ermöglicht, die Möglichkeit, bei Risiken alle relevanten Organisationseinheiten auf einen Klick herauszufiltern und das Hochladen individueller Berichtstemplates zum zielgruppenspezifischen Auswerten auf Knopfdruck werden dabei als besonders nützlich bewertet“, gibt Astrid Donaubauer-Grobner als Feedback wieder. Abschließend fasst sie zusammen: „Mit R2C_GRC errechnen wir jetzt einen Produktrisikozuschlag, der zuvor mühsam auf Einzelproduktebene erhoben wurde, mittels Monte-Carlo-Simulation – das spart Ressourcen und ist qualitativ hochwertiger.“
Wir freuen uns, dass wir der Stadt Wien – Wiener Wohnen Kundenservice GmbH mit R2C_GRC schnellen Zugriff auf wichtige Daten ermöglichen und belastbare, aussagekräftige Risikoberichte bieten können, die heute und in Zukunft zu einer sicheren Steuerung des Unternehmens beitragen.
Damit konnten wir ein weiteres Mal beweisen, dass unsere hoch standardisierte, flexible Software in jeder Branche und Organisation, die bestandsgefährdende Entwicklungen frühzeitig erkennen möchte, „zuhause“ ist. Gerne zeigen wir Ihnen in einem persönlichen Gespräch die verschiedenen Möglichkeiten und geben Ihnen einen Einblick in unsere Software.
