Wie das Universitätsspital Basel sein Internes Kontrollsystem zukunftssicher aufgestellt hat
Das Universitätsspital Basel zählt zu den führenden Universitätsspitälern der Schweiz. Gemeinsam mit der Universität Basel und weiteren Partnern treibt es Forschung und Innovation voran und gestaltet die Medizin von morgen. Rund 8.000 Mitarbeitende aus 84 Nationen betreuen jährlich mehr als eine Million Menschen im Einzugsgebiet der Nordwestschweiz. Dabei stehen höchste Behandlungsqualität und die Patientenerfahrung im Mittelpunkt.
Um das Interne Kontrollsystem (IKS) weiterzuentwickeln und den steigenden Anforderungen eines wachsenden Konzerns gerecht zu werden, suchte das Universitätsspital Basel nach einer Lösung, die bestehende Prozesse professioneller, transparenter und verbindlicher gestaltet.
Mit den Anforderungen gewachsen
Das finanzielle IKS wurde bislang in Excel abgebildet. Mit der Weiterentwicklung der Organisation stiegen jedoch auch die Anforderungen an Struktur, Nachvollziehbarkeit und Steuerung.
Kontrollbestätigungen sollten automatisiert werden, die Dokumentation revisionssicher erfolgen und Prüfungen effizient unterstützt werden. Gleichzeitig sollte die Lösung mit den organisatorischen Entwicklungen mitwachsen und sich an etablierten Risikomanagement-Methoden orientieren können.
Mehr als ein Tool für das Interne Kontrollsystem
Die Wahl fiel auf das IKS-Modul von Schleupen GRC. Ausschlaggebend waren vor allem die einfache Bedienbarkeit, die hohe Flexibilität bei Anpassungen sowie die klare und strukturierte Vorgehensweise innerhalb der Anwendung.
Auch Themen wie Reporting, Skalierbarkeit, Mandantenfähigkeit und Konfigurierbarkeit spielten bei der Auswahl eine zentrale Rolle. Hinzu kam die Möglichkeit, die Lösung perspektivisch um weitere Module zu erweitern und so langfristig auszubauen.
Besonders überzeugt hat das Universitätsspital Basel zudem der 'Scoping Manager', der bei der Steuerung und Strukturierung des Internen Kontrollsystems eine wichtige Rolle einnimmt.
"Schleupen GRC hat uns ein gut durchdachtes, logisches und anwenderfreundliches IKS-Tool aufgebaut. Der Austausch mit Schleupen fördert durch die immer aktuellen Informationen eine kontinuierliche Weiterentwicklung des Tools. Der Austausch ist immer sehr offen, sehr freundlich und sehr konstruktiv."
Patricia Willi Steffen, Leiterin Internes Kontrollsystem, Universitätsspital Basel
Verlässliche Begleitung von Anfang an
Die Zusammenarbeit begann bereits lange vor der Einführung der Lösung. Trotz eines umfangreichen Evaluationsprozesses blieb der Austausch jederzeit eng, konstruktiv und engagiert.
Von den Testmöglichkeiten über die Einführung bis hin zur laufenden Betreuung wurde das Projekt durch das Schleupen GRC-Team begleitet. Besonders positiv bewertet das Universitätsspital Basel die schnellen Reaktionszeiten, die persönliche Erreichbarkeit sowie die hohe Verlässlichkeit in der Zusammenarbeit.
Auch das kontinuierliche Informationsangebot wird geschätzt. Ob digitale Coffee Breaks, Anwendertagung oder aktuelle Einblicke in regulatorische Entwicklungen – der regelmässige Austausch liefert wertvolle Impulse für die weitere Entwicklung des Internen Kontrollsystems.
Mehr Transparenz, aktuellere Daten und bessere Steuerung
Mit der Einführung von Schleupen GRC ist das Interne Kontrollsystem deutlich verbindlicher geworden. Automatisierte Kontrollbestätigungen sorgen für eine bessere Überwachung und stärken die Nachvollziehbarkeit von Kontrollen und Prüfungen.
Gleichzeitig stehen Informationen heute wesentlich aktueller zur Verfügung. Statt einer jährlichen Bestätigung erfolgen die Rückmeldungen mehrfach im Jahr. Das schafft mehr Transparenz, verbessert die Qualität von Einhalteprüfungen und ermöglicht aussagekräftigere Reportings.
So unterstützt Schleupen GRC das Universitätsspital Basel dabei, sein Internes Kontrollsystem nachhaltig weiterzuentwickeln und auf zukünftige Anforderungen vorzubereiten.
Austausch als Erfolgsfaktor
Was uns als Schleupen GRC-Team besonders freut: Die Zusammenarbeit endete nicht mit der Einführung der Lösung. Durch den regelmässigen Austausch, die gemeinsamen Diskussionen und die Begegnungen im Schleupen Netzwerk entstehen seit Jahren immer wieder neue Impulse und Perspektiven. Für dieses Vertrauen und die angenehme Zusammenarbeit sagen wir herzlich Danke!
